Przeprowadzka biura to prawdziwe wyzwanie logistyczne i organizacyjne. W wykonanie tego zadania warto zaangażować również pracowników, a w razie potrzeby skorzystać z pomocy specjalistycznej firmy przeprowadzkowej. Jak przygotować się do zmiany siedziby biura?
Dobry plan działania
Już na samym początku należy dokonać spisu przedmiotów, które obecnie znajdują się w biurze. Mowa tutaj oczywiście o większych sprzętach, takich jak komputery, drukarki, biurka czy krzesła biurowe. Sporządzając listę, warto zastanowić się, które przedmioty mogą posłużyć w nowej siedzibie biura, a które z nich nie będą już potrzebne. Jest to więc doskonała okazja do zrobienia małych porządków, jeszcze przed przystąpieniem do właściwej przeprowadzki firm Warszawa. Do sporządzania listy warto zaangażować pracowników – oni bowiem najlepiej wiedzą, czy sprzęt, na którym pracują, w dalszym ciągu nadaje się do użytku. Pozostaje pytanie, co zrobić z akcesoriami, które nie będą potrzebne w nowym biurze? Można oczywiście spróbować je sprzedać bądź oddać firmie zajmującej się utylizacją sprzętu. Następnie właściciel biura musi dokładnie zaplanować co i w jakiej kolejności będzie z niego wynoszone. Czasami przeprowadzić można się w ciągu jednego lub dwóch dni, jednak często zajmuje to nieco więcej czasu. Dobrze jest więc na samym końcu przewieźć sprzęt, który na bieżąco jest użytkowany przez pracowników. Być może rozwiązaniem okaże się wygospodarowanie jednego pokoju, w którym wszyscy będą pracować bądź zaproponowanie, aby przynajmniej część osób wykonywała przez kilka dni swoje obowiązki zdalnie? Wbrew pozorom z planowaniem przeprowadzki nierozerwalnie związane jest również planowanie pracy osób zatrudnionych w firmie.
Jak się przeprowadzić?
Pierwszym krokiem będzie dokładne opróżnienie wszystkich szaf i szuflad. Dokumenty oraz akcesoria biurowe, które nadają się do użytku, należy spakować do kartonów i odpowiednio zabezpieczyć. Kartony warto również podpisać, aby od razu wiedzieć, co i gdzie się znajduje. Oczywiście, dokumentacja musi znajdować się cały czas pod ścisłą ochroną, dlatego najlepiej jest pilnować jej osobiście, tak aby nie zgubiła się podczas przeprowadzki. Meble natomiast należy owinąć folią oraz zabezpieczyć specjalistycznymi narożnikami. Można je wcześniej rozkręcić, jednak w przypadku posiadania odpowiedniej wielkości samochodu, w którym meble zmieszczą się w całości, nie jest to konieczne. To samo dotyczy krzeseł biurowych i foteli – najlepiej przewozić je w całości, wcześniej jednak odpowiednio zabezpieczając. Największe wyzwanie stanowi zabezpieczenie sprzętu elektronicznego, czyli komputerów, laptopów, drukarek. Każdy tego typu element warto owinąć szczelnie folią bąbelkową, a następnie zakleić taśmą. Sprzęt elektroniczny można przewozić w kartonach, które zapewnią mu najlepsze zabezpieczenie przed ewentualnym uszkodzeniem. Na koniec pozostaje jeszcze zapakować rzeczy przeznaczone do wspólnego używania, na przykład z biurowej kuchni. Szklane przedmioty, dobrze jest zabezpieczyć – tak jak sprzęty elektroniczne – folią bąbelkową. To samo należy zrobić ze sztućcami. Następnie wystarczy umieścić je w kartonie, a karton podpisać.
Przeprowadzka z pomocą
Przeprowadzka biura to nie lada wyzwanie, dlatego nie warto podejmować go na własną rękę. Dobrze, aby każdy pracownik zajął się porządkowaniem swojego stanowiska pracy, oczywiście według wskazanych zasad. Rzeczy przeznaczone do wspólnego użytkowania może pakować właściciel biura bądź osoba do tego wyznaczona. Ważne, aby cały proces nie pochłaniał kilku pracowników na raz, gdyż może to dezorganizować przeprowadzkę. Planując zmianę siedziby biura, można skorzystać z usług firmy oferującej przeprowadzki biur Warszawa. Zakres współpracy jest ustalany indywidualnie, w zależności od potrzeb i możliwości przedsiębiorców. Firma przeprowadzkowa może zająć się jedynie przewiezieniem rzeczy do nowej siedziby, oczywiście przy założeniu, że jej pracownicy mogą również brać aktywny udział w pakowaniu rzeczy czy zająć się ochroną dokumentacji.